Öncekiler Sonrakiler

RESMİ YAZIŞMA USUL VE ESASLARI NASILDIR?

Ülkemizde, Resmi Yazışma Kuralları uzunca bir dönem (1960-2004) Başbakanlık genelgeleri ile düzenlenmiştir. Ancak, teknolojik gelişmeler ve mevzuatta yapılan düzenlemelerle elektronik ortamda yazışmanın mümkün hale gelmesi, bu konuda yeni bir düzenleme yapılması ihtiyacını gerektirmiştir. Bu ihtiyaçtan hareketle “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ” hazırlanmış ve Bakanlar Kurulu’nca kabul edilerek yürürlüğe konulmuştur.

02 Ocak 2011 Pazar 19:27
Resmi yazışma usul ve esasları nasıldır?


 

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Talat BAYRAKTAR*



Günümüzde iletişim, çeşitli türleriyle insan hayatında ve modern yönetimde çok önemli bir işlevi yerine getirmektedir. Yazılı iletişim ise, daha etkili ve yönlendirici niteliğiyle, en çok başvurulan iletişim türlerinden biridir. Bu iletişimde yer alan bilgilerin kalıcı özelliğe sahip olması ve gerektiğinde tekrar başvurulabilmesinin mümkün olması, yazılı iletişimi diğer iletişim türlerine göre daha önemli kılmaktadır.
          Kamu yönetiminin etkili ve verimli çalışmasının en önemli unsurlarından birisi yazışmadır. Kamu kurum ve kuruluşları faaliyetleri gereği, kendi aralarında ve gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak için her gün çok sayıda resmi yazı hazırlamakta ve yazışma yapmaktadırlar. Kamu kurum ve kuruluşlarının hazırladıkları yazıların kurallara bağlanması, gerek içerik olarak gerekse şekil olarak bazı esasların göz önünde bulundurulması; yazılarda birliğin sağlanması, yazışmaların kontrol altına alınması ve işlemlere resmi bir kimlik kazandırılması açısından önem taşımaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarının yazılı iletişimleri sırasında uydukları kurallar, gereksiz evrak üretimini önleyerek kırtasiyeciliği azaltabileceği gibi hizmetlerin daha etkin ve verimli bir şekilde sunumunu da sağlayabilmektedir.
           Ülkemizde, Resmi Yazışma Kuralları uzunca bir dönem (1960-2004) Başbakanlık genelgeleri ile düzenlenmiştir. Ancak, teknolojik gelişmeler ve mevzuatta yapılan  düzenlemelerle elektronik ortamda yazışmanın mümkün hale gelmesi, bu konuda yeni bir düzenleme yapılması ihtiyacını gerektirmiştir. Bu ihtiyaçtan hareketle “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ” hazırlanmış ve Bakanlar Kurulu’nca kabul edilerek yürürlüğe konulmuştur.(Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı)
            Resmi yazılar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin belirlediği kurallara göre hazırlanmalı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılmalıdır. Resmi yazılar; hazırlanma amacına göre bütün bilgileri kapsamalı, düşünce ve fikirler kısa ve açık cümlelerle ifade edilmelidir. Zorunlu olmadıkça yabancı kelimeler ile teknik, hukuki ve tıbbî terimlerin kullanılmasından ve lüzumsuz tekrarlardan kaçınılmalıdır. Yazım ve noktalama hatalarının da yanlış anlamlara neden olabileceği unutulmamalıdır.
Sıkça sorulan sorular
 
Soru: Resmi yazılar hangi yazı tipi ve karakter boyutu ile yazılmalıdır?
Yanıt: Bilgisayarla yazılan resmi yazılar, “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu ile yazılmalıdır
Soru: Resmi yazıların “Başlık” bölümü nasıl ve hangi esaslara göre oluşturulur?
Yanıt: Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
            Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
Soru: Resmi yazıların “Sayı” bölümü hangi kısımlardan oluşur ve bunlar nasıl sıralanır?
Yanıt: Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:"yan başlığından sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır.
Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Soru: Gönderilen Makam bölümünde yer alan kurum/kuruluş adlarının önüne “T.C.” kısaltması konulması gerekiyor mu?
Yanıt: “Gönderilen Makam” bölümünde yer alan kurum/kuruluş adlarının önünde “T.C.” kısaltmasına yer verilmesine gerek yoktur.
 
Örnek:       İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA                ANKARA VALİLİĞİNE
(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)        (İl Milli Eğitim Müdürlüğü )                                                                 
Soru: Resmi yazıların bitirilişinde kullanılacak ifadeler nasıl olmalıdır?
Yanıt: Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
Soru: Resmi yazılarda nasıl bir dil kullanılmalıdır?
Yanıt: Resmi yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır.
Soru: Resmi yazıların “İlgi “ bölümü nasıl düzenlenir?
Yanıt: "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.
İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
Soru: Birden fazla makama gönderilen resmi yazıların “Dağıtım” bölümü nasıl düzenlenmelidir?
Yanıt: Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.
Soru: Resmi yazılarda “Paraf” bölümü nasıl oluşturulur?
Yanıt: Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Soru: Resmi yazıları imzalayacak makam nasıl seçilir?
Yanıt:Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.
Soru: Resmi yazılarda “Adres” bölümünün bulunması zorunlu mudur?
Yanıt: Resmi yazılarda “Adres” bölümünün bulunması zorunludur.
Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.

ÇOK OKUNANLAR

KAMU PERSONELİ SINAV İLANLARI

YAZARLAR

ANKET