Öncekiler Sonrakiler

STRATEJİK PLAN İLE İLGİLİ SORULARA CEVAPLAR

Hangi kurumlar stratejik plan hazırlayacak, ne zaman hazırlanacak, dikkat edilecek konular, sürelerine ilişkin sorulara cevap verilmektedir.

03 Şubat 2011 Perşembe 16:39
Stratejik Plan İle İlgili Sorulara Cevaplar


 Kamu idarelerinde stratejik planlamanın amaçları nelerdir?
Stratejik planlama yaklaşımı ile:
· Politika belirleme ve maliyetlendirme kapasitesinin güçlendirilmesi
· Amaç ve hedeflere dayalı yönetim anlayışı ve bütçelemenin geliştirilmesi
· Kamu hizmetlerinin arzında yararlanıcı taleplerine duyarlılığın artırılması
· Hesap verme sorumluluğunun tesis edilmesi  amaçlanmaktadır.

Türkiye’de gerek 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu gerekse Belediye, İl Özel İdaresi ve Büyükşehir Belediyesi Kanunları ile benimsenen yeni yönetim anlayışının gelişmesi ve kökleşmesi; kısaca idari kültürün bu yönde değişimi kuşkusuz zaman alıcı bir süreçtir.

Hangi kamu idareleri stratejik plan hazırlayacak?
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu, Belediye, İl Özel İdaresi ve Büyükşehir Belediyesi Kanunları ile nüfusu 50.000in üzerinde olan belediyeler, tüm il özel idareleri ve 5018 sayılı kanuna ekli 1, 2 ve 4 nolu cetvellerde yer alan tüm kamu idarelerine stratejik planlama yükümlülüğü getirilmiştir.

Bununla birlikte, Kanunun 9. maddesinde "Stratejik plan hazırlamakla yükümlü olacak kamu idarelerinin ve stratejik planlama sürecine ilişkin takvimin tespitine, ... DPT Müsteşarlığı yetkilidir." hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda hangi kamu idarelerinin stratejik plan hazırlama yükümlülüğünden istisna tutulacağına dair bilgi Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte yer almaktadır.

Stratejik planlar ne zaman hazırlanacak?
a) Yerel Yönetimler
5393 sayılı Belediye Kanununun 41. maddesinde “Belediye başkanı, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma planı ve programı ile varsa bölge planına uygun olarak stratejik plan ve ilgili olduğu yıl başından önce de yıllık performans programı hazırlayıp belediye meclisine sunar.” hükmü yer almaktadır.

5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunun 31. maddesinde "Vali, mahallî idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde; kalkınma plan ve programları ile varsa bölge planına uygun olarak stratejik plan ve ilgili olduğu yıl başından önce de yıllık performans planı hazırlayıp il genel meclisine sunar. Stratejik plan, varsa üniversiteler ve meslek odaları ile konuyla ilgili sivil toplum örgütlerinin görüşleri alınarak hazırlanır ve il genel meclisinde kabul edildikten sonra yürürlüğe girer. Stratejik plan ve performans planı bütçenin hazırlanmasına esas teşkil eder ve il genel meclisinde bütçeden önce görüşülerek kabul edilir." hükmü yer almaktadır.

Bu hükümler uyarınca, stratejik plan hazırlama yükümlülüğü bulunan tüm belediyelerin ve tüm il özel idarelerinin 29 Mart 2009 mahalli idareler genel seçimlerinden itibaren altı ay içinde yani 29 Eylül 2009 tarihine kadar stratejik planlarını hazırlamaları/yenilemeleri gerekmektedir. Yenileme; stratejik planın, süre, misyon, vizyon ve amaçlar dahil tüm unsurlarının değiştirilebilmesine imkan vermektedir.

b) Diğer Kamu İdareleri
Diğer kamu idareleri için 2006 yılından başlayarak 2010 yılına kadar sürecek bir yaygınlaştırma programı planlanmıştır. Bu programda, stratejik planlama yapacak kuruluşlar yıllar bazında listelenmiştir. Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte belirlenen geçiş programı 2010 yılı sonu itibarıyla tamamlanmıştır. Geçiş programında yer alan kamu idareleri beşi hariç olmak üzere ilk stratejik planlarını hazırlamıştır. Yeni kurulan kamu idarelerinde de stratejik planlama çalışmaları devam etmektedir. Bu idarelerde performans programı çalışmaları da sürdürülmektedir.

Stratejik planlama sürecinde dikkat edilecek hususlar nelerdir?
Katılımcılık | Planların hazırlanmasında gerek kamu idaresi çalışanlarının gerekse yararlanıcılar başta olmak üzere ilgili kişi, grup ve kurumların katkı ve katılımlarının alınması esastır

Danışmanlık Hizmetleri |Stratejik planlar idarelerin öz ürünleri olmak durumundadır. Stratejik planların doğrudan doğruya kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanması zorunludur. İhtiyaç halinde kuruluş dışından temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece destekleyici analizler, yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetlerini kapsayabilir.

Bu kapsamda alınabilecek başlıca danışmanlık hizmetleri şunlardır:

Proje organizasyonu ve planlaması, danışmanlık hizmeti alım ve yönetimi desteği (proje tanımlama, şartname ve sözleşme hazırlama süreci ile izleme ve değerlendirme süreci desteği)

Durum analizi çerçevesinde sektör araştırmaları ve çevre analizi

Gelecek senaryolarının tanımlanması ve risk analizinin yönetiminde destek

Konu bazında atölye çalışmaları ve beyin fırtınası çalışmalarında kolaylaştırıcılık (moderatörlük)

Kıyaslama yöntemi, yapılandırılması ve değerlendirilmesinde destek

Kurumsal yetkinlik analizi ve raporlaması

Süreç yapılandırma ve yönetim tekniklerinin tespit ve uygulama eğitimi

Kurumsal Karne (BSC) uygulamasına yönelik danışmanlık ve eğitim

Yönetim bilgi sisteminin yapılandırılması, teknoloji seçimi, uygulama eğitimi

Performans yönetimi eğitimi

Kalite yönetimi eğitimi

İzleme ve değerlendirme sistemi danışmanlık ve eğitimi vb.

Danışmanlık hizmeti alım sürecinin yönetimi aşağıda tanımlanan sıralı alt süreçlerden oluşur:

Proje Organizasyon Süreci: Proje ekibinin yapılandırılması ve üyelerinin atanması (ekip yapısının tasarlanması, görev tanımları, performans göstergeleri, hedefleri, duyurulması)

İhtiyaç Analizi Süreci: Hizmet ile ilgili konu, kapsam, gerekçelerin, zaman programı, hedef çıktıların, yararların ve yararlananların mümkün olduğunca yoruma neden olmayacak şekilde tanımlanması.

Yetkinlik Analizi Süreci: Hizmet alım ve uygulama sürecinde, yasa, yönetmelikler, kurum strateji ve politikaları, çevre ilişkileri itibariyle idarenin veri/bilgi ambarının, yeni bilgi yaratma becerisinin/bilgi teknolojisinin, karar mekanizmasındaki konumunun, fiziki ve insan kaynaklarının nicelik ve nitelik olarak yetkinliğinin yeterliliği, kısıtlar/engeller, doğabilecek fırsat ve tehditler; değerlendirme sonucunda tespit edilen yetkinlik boşluğunun, hizmeti alma ve başarı ile yönetme bakımından, nasıl ve ne zaman doldurulacağının, alınacak karar/yetki ve faaliyet adımlarının neler olduğunun tanımlanması ve tespit edilmesi.

Hizmet Kalitesi Kriterlerinin/Standartlarının Tespit Süreci: Performans değerlendirme kriterleri, kritik performans göstergeleri, ölçüm yöntemi ve ölçüm aşama/zaman planının tanımlanması.

Teklif Alma ve Değerlendirme Yönetimini Tanımlama Süreci: Teklif duyuru, kabul, değerlendirme koşul ve kriterlerinin tanımlanması.

Hizmet İzleme ve Değerlendirme Yönetimini Tanımlama Süreci: İzleme ve Değerlendirme Komitesinin/Kurulunun yapılandırılma ve çalışma koşulları, ara ve sonuç hizmet raporlarının değerlendirilme kriterleri, izleme planı, hizmet değerlendirme yöntemi ve rapor içeriği, değerlendirme sonuçlarının yönetiminin tasarlanması ve tanımlanması.

Uzlaşmazlıkların Yönetimini Tanımlama Süreci: Hizmet sağlayıcı ve idare arasında şartname ve sözleşmeden doğan sorunların ve uzlaşmazlıkların nasıl yönetileceği ve tarafların haklarının tanımlanması.

Hizmetle ilgili Kavram/Tanımların Belirlenmesi Süreci

Şartname ve Sözleşme Hazırlama Süreci

Danışman seçiminde aranacak nitelikler:

Projeyi yürütecek danışmanların eğitim düzeyi

Çalışma deneyimi

Kuruluş tanıtımı, görev sorumluluklar ve süreleri, önemli faaliyetler/başarılar

Danışmanlık deneyimi

Danışmanlık süresi, uzmanlık alanları (danışmanlık ve sektör olarak)

Alınacak/teklif konusu hizmetle ilgili danışmanlık deneyimi ve referansı

Hizmet verilen kuruluş, hizmet kısa tanımı, danışman olarak üstlenilen görev/sorumluluk, süresi, elde edilen sonuçlar, konuya referans kişi ve iletişim bilgileri

Mesleki eğitimler

Uluslararası geçerlilikte mesleki sertifika(lar) (CMC, PMP, CISA, vb)

Mesleki kuruluş üyeliği

Alınacak/teklif konusu hizmeti ile ilgili danışmanlık yaklaşımı/yöntemi

Yukarıdaki bilgiler 1-5 arası derece ile değerlendirilip, her konunun ağırlığı (önem derecesi) ile çarpılarak toplam mesleki yetkinlik değerlendirme puanı oluşturulabilir.

Planlamanın Planlanması | Stratejik plan hazırlanmaya başlamadan önce süreç planlaması yapılmalıdır. (Ne kadar sürede tamamlanacak? Kimler hangi aşamada, ne içerikte katkı verecek? Hangi çıktılar elde edilecek? Stratejik planlama sürecinin gerektirdiği ihtiyaçlar nelerdir?)

Stratejik planlar kaç yıl için hazırlanır
Stratejik planlar 5 yıllık bir dönemi kapsar.

Kamu idarelerince hazırlanan taslak stratejik planlar nasıl değerlendirilmektedir?
26 Mayıs 2006 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”in dördüncü bölümünde yer alan “Planın Değerlendirilmesi” başlıklı kısımda “Mahalli idareler dışındaki kamu idarelerinin stratejik planlarını değerlendirilmek üzere Müsteşarlığa (DPT) göndereceği” hükmü yer almaktadır. Maddenin ikinci bendinde Müsteşarlığın planları hangi hususlar açısından değerlendireceğine dair bilgiler verilmektedir. Buna göre;

a) Kalkınma planı, orta vadeli program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygunluk,

b) Yönetmelikte, Kılavuzda ve stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlerde belirtilen usul ve esaslara uygunluk,

c) Stratejik planda yer alan misyon, vizyon, amaç ve hedeflerin birbirleri ile bağlantıları ve kavramsal tutarlılık,

ç) Diğer idarelerin stratejik planları ile uyum ve tutarlılık

konuları, değerlendirmede esas alınacak başlıkları oluşturmaktadır.

İdarelerin stratejik planları için değerlendirme raporu hazırlanmasının temel amacı, kamu yönetimi reformu kapsamında yeni bir araç olarak benimsenen stratejik planlama ve stratejik yönetime geçişte kamu idarelerine geri bildirimde bulunarak “destek” sağlamak olup, raporda yer alan değerlendirmelerin kuruluş stratejik planının revizyonunda, planlama çalışmalarının ilerleyen aşamalarında veya gelecekteki planlama çalışmalarında değerlendirilebileceği ve planların geliştirilmesi/iyileştirilmesi amacıyla dikkate alınabileceği düşünülmektedir.

Bu yazının konusu ilgili değerlendirme hususlarını kamu idareleri açısından daha açık hale getirmektir. Ayrıca ABD’de Kamu Hesap Verebilirlik Ofisi (Government Accountability Office) tarafından hazırlanan “Agencies’ Strategic Plans Under GPRA: Key Questions to Facilitate Congressional Review” adlı dokümandan da faydalanılarak değerlendirmede dikkat edilecek hususlar ve cevabı aranan sorular açıklanacaktır.

Değerlendirme konuları incelenirken yukarda yer verilen yönetmelik maddeleri üzerinden gidilecek ve her maddenin sonunda da bahsi geçen diğer dokümandaki ilgili sorulara yer verilecektir.

“Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program ve Faaliyet Alanı ile İlgili Diğer Ulusal, Bölgesel ve Sektörel Plan ve Programlara Uygunluk” açısından yapılacak değerlendirmede stratejik planların üst politika metinleriyle olan uyum ve tutarlılığı gözetilecektir. İdare stratejik planlarının, bu üst plan ve programların amaç ve hedeflerine ulaşılmasında nasıl katkı sağlayacağı konusu incelenecektir.

Plan yasal öncelik ve konularla uyumlu mudur?

“Yönetmelikte, Kılavuzda ve Stratejik Planlamaya İlişkin Diğer Rehberlerde Belirtilen Usul ve Esaslara Uygunluk” açısından değerlendirme bölümünde ise; öncelikle “Planlama Süreci ve Modeli”ne ilişkin bilgiler incelenecektir. Burada temel olarak “Üst yönetici desteği var mı? Planın hazırlanmasında katılımcılık konusuna dikkat edilmiş midir? Nasıl bir katılımcılık stratejisi izlenmiştir? Danışmanlık alındıysa hangi alanlarda ve hangi boyutta alınmıştır? Planlama sürecinde nasıl bir örgütlenmeye gidilmiştir?” sorularına cevap aranacaktır. Kuruluşun hazırlık programı varsa bu programa da bakılacaktır.

Bir diğer değerlendirme “Durum Analizi” bölümüne yönelik olacaktır. Bu değerlendirmede Kılavuzda yer verilen “Tarihi Gelişim-Yasal Yükümlülük/Mevzuat Analizi-Faaliyet Alanları/Ürün ve Hizmetler- Kuruluş içi Analiz-Çevre Analizi” gibi analizlerin yapılıp yapılmadığı araştırılacaktır.

Kuruluş dışsal faktörleri izliyor/takip ediyor mu?

Dışsal faktörlerin potansiyel etkilerini azaltacak ya da iyileştirecek eylemler tanımlanmış mı?

Kuruluş içsel faktörleri izliyor/takip ediyor mu? Kuruluşun kontrolündeki hangi içsel faktörler stratejik amaçların başarısını etkileyebilir? Kurum kültürünün değişmeye ihtiyacı var mı?

Durum analizi içinde yer alan “Paydaş Analizi” bölümü, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlama süreçlerinde katılımcılığa özellikle dikkat edilmesi gerektiğinden, özel olarak değerlendirilecektir.

Hangi kuruluşlar ya da kişiler temel paydaştır, neden? Bunların görüşleri alınmış ve plana yansıtılmış mıdır?

Planın geliştirilmesine hangi kuruluş çalışanları dahil edilmiştir? Birim amirleri tamamen kapsanmış mıdır? Kuruluşun planı, çalışanlar ve yöneticilerle plandaki amaç, öncelik ve kararlarla ilgili nasıl bir iletişim stratejisi izleyecektir?

Bunların dışında planın unsurlarına dair çeşitli diğer değerlendirmeler de yapılacaktır. Misyon, Vizyon, Temel Değerler, Stratejik Amaçlar, Hedefler, Performans Göstergeleri ve Stratejiler kılavuzda yer verilen hususlara uygunluk açısından değerlendirilecektir.

Misyon sonuç odaklı mıdır ve bir kamusal ihtiyacı yerine getirmekte midir? Kuruluşun işlev ve faaliyetlerinden misyonda tanımlanmamış olan var mıdır?

Kuruluşun misyonu benzer misyonlu kuruluşlarınkinden nasıl farklılaştırılmıştır?

Amaçlar kuruluşun ana işlev ve faaliyetlerini içeriyor mu? Amaçlar misyonla mantıksal bir ilişki içinde mi?

Amaçlar sonuç odaklı mı yoksa çıktı odaklı mıdır?

Hedefler sayısal ya da ölçülebilir şekilde ifade edilmemişse bunlara ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendirecek bir şekilde ifade edilmiş midir?

Planda amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli olan finansal kaynak miktarı ve bu kaynakların nerelerden sağlanacağına dair bilgilere yer verilmelidir. Bunu sağlamak için planda ”kaynak tablosu” ve ”maliyet tablosu”na yer verilmesi gerekmektedir.

Ayrıca ilgili Yönetmelikteki Madde 12’de de bu konuya yer verilmiştir. Buna göre;

“Kamu idareleri, stratejik planlarını hazırlarken orta vadeli programda yer alan amaç, politikalar ve makro büyüklükler ile orta vadeli malî planda belirlenen teklif tavanlarını dikkate alarak yıllar itibarıyla amaç ve hedefler bazında kaynak dağılım tahmininde bulunur.”

Plan zaman boyutlu, güvenilir, faydalı ve tutarlı mali bilgileri içeriyor mu?

Stratejik yönetim döngüsünün önemli bir aşaması da ”izleme ve değerlendirme”dir. Planda bu aşamayla ilgili çok temel bilgilere yer verilmesi beklenmektedir. Bunlar, sorumluların kim olduğu, göstergelerin hangi aralıklarla izleneceği/raporlanacağı, değerlendirmenin nasıl yapılacağı gibi birtakım bilgilerdir.

Değerlendirme için bir takvimleme mevcut mudur? Değerlendirmenin genel kapsamı ve metodolojisi nasıldır?

Bunlar dışında planın süresi, gönderiliş tarihi ve güncelleştirme ya da yenileme yapılmışsa bunlarla ilgili hükümlere uyulup uyulmadığı hususları da dikkate alınacaktır.

“Stratejik Planda Yer Alan Misyon, Vizyon, Amaç ve Hedeflerin Birbirleri ile Bağlantıları ve Kavramsal Tutarlılık” açısından değerlendirmede ise plan unsurlarının birbiriyle bağlantılı, tamamlayıcı ve tutarlı olup olmadığı incelenecektir. Burada dikkat edilecek hususlar, misyonunu gerçekleştirmek ve vizyonuna ulaşmak için kuruluş tarafından belirlenen amaç, hedef ve stratejilerin gerçekleştirildiğinde kuruluşu olmak istediği yere bir bütün olarak götürüp götürmeyeceğidir. Ayrıca birbiriyle çelişen ve tutarsızlık içeren noktalar varsa bunlar da değerlendirilecektir.

Genel olarak plan mantıksal bir bütünlükte midir? Çeşitli unsurlar birbirleriyle uyum içinde midir? Başka bir deyişle, plan eğer iyi bir şekilde uygulanırsa, kuruluşu “buradan oraya” götürebilecek nitelikte midir?

“Diğer İdarelerin Stratejik Planları ile Uyum ve Tutarlılık” açısından ise, idarelerin planlarında benzer faaliyetler gerçekleştiren (bağlı/ilgili/ilişkili) ya da faaliyetlerini etkileyen diğer kuruluşların planlarıyla uyum ve tutarlılığı araştırılacaktır.

Plan diğer yürütücü kuruluşlar ile koordinasyonu yansıtmakta mıdır? Diğer kuruluşların planları benzer stratejik amaçlara mı ulaşmaya çalışmaktadır ya da benzer faaliyet ve işlevleri mi içermektedir?

SONUÇ

Planların incelenmesinden sonra gerek görülen durumlarda kamu idarelerine “destek” amacıyla değerlendirme raporu gönderilebilir. Müsteşarlıkça kamu idarelerine rapor gönderilmesi halinde, ilgili idare söz konusu raporu dikkate alarak stratejik plana son şeklini verir ve sunulmaya hazır hale getirir.

Bundan sonraki aşama planın sunulması aşamasıdır. Stratejik planlar, bakanlıklar ile bakanlıkların bağlı ve ilgili kuruluşlarında Bakanın, diğer kamu idarelerinde en üst yöneticinin onayını müteakip performans programı ve bütçe hazırlıklarında esas alınmak üzere Maliye Bakanlığına ve Müsteşarlığa gönderilir. Birer nüshası da TBMM ve Sayıştay’a gönderilecek olan stratejik planlar ayrıca kamuoyuna duyurulur ve kamu idarelerinin internet sitelerinde yayınlanır.

Kaynaklar:

1- Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu (2. Sürüm), DPT Yayınları, Haziran 2006

2- Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 26 Mayıs 2006, 26179 Sayılı Resmi Gazete

3- “Agencies’ Strategic Plans Under GPRA: Key Questions to Facilitate Congressional Review”, May 1997, United States General Accounting Office- General Government Division

K:Kalkınma Bakanlığı

ÇOK OKUNANLAR

KAMU PERSONELİ SINAV İLANLARI

YAZARLAR

ANKET